如何避免无效的沟通（一）
2023-03-09
本文主要探讨在工作中与他人进行沟通、沟通、协作时的一些建议。
1. 前言
日常生活中，我们会和他人进行交流。有些可能出于习惯和礼貌，或者单纯的闲聊。而我们在与他人发起工作上的沟通时，总是会有一个明确的原因。比如寻求帮助，搜集意见或建议等。
因此，不同于日常生活中的交流，工作中的沟通更需要讲究方式和方法，追求沟通背后目标的达成。
2. 沟通的类别及目标
工作中的沟通总是有明确的原因，那么也就有明确的预期目标，大致可以分为以下几种：
原因 目标
传达意思 让对方理解所传达的内容 委派工作任务 让对方理解工作任务内容，并能够正常开展工作 工作汇报 让对方了解自己手头任务的现状，以及未来预期 寻求帮助 让对方了解自己所遇到问题的详细情况，并使对方掌握足以解决问题的信息
不同的沟通原因及目标，在实际操作过程中多少存在差异。
2.1 传达意思
「传达意思」常见于推出制度规范，提出要求等场合。
在传达意思时，除了一些显而易见，无需解释的情况（如：最后离开公司的人负责关灯），额外附上具体说明原因，事例等，可以更好得让对方对事情的理解，从而保证意思的传达可以真正落实。
反例（理解过度）
写那么多没用的还浪费时间！
正例
时间久了会忘记了当初为什么这么写
2.2 委派任务
「委派任务」在工作中很常见，但由于一定是领导向下属委派任务，往往也容易出现问题而不自知。
有的领导可能因为比较忙，习惯性地以对待老手的方式向新人或者新接手业务的下属委派任务，预设对方已经知道了所有事情。但这样很难称得上是有效的沟通，工作很可能根本没有办法得到切实推进，最终结果可能只是让领导更忙而已。
因此，委派任务时，除非对方是老手，否则在委派任务时，相关的必要信息应当一并提供。如有必要，也要确认好大致工作内容，避免对方陷入迷茫和盲目，甚至完全偏离任务目标。
最终保证对方「已经了解足以完成任务的所有信息」，即使存在不了解的部分，也要保证对方知道可以从哪儿去了解（如：可参考的文档，可咨询的同事等）。
反例（信息提供不全）
http://xxx.company.com
正例
然后找李四问一下具体操作，他之前做过这一块
2.3 工作汇报
有工作安排就有工作汇报。工作汇报包括简单的口头汇报，到完整的周报，无论哪种汇报，都应该写明哪个项目的哪个任务，现状如何，未来预期如何。
其次，在工作中途遇到困难，导致工作延期、或者无法推进的，应当主动立刻汇报，而不是等别人来问了才回答。
最后，工作中的每个人应当时刻注意自己所在岗位所具有的「权限」。比如，研发可以决定一个功能怎么做出来，也可以提议增减功能，但没有权限直接添加或者删除一个功能。遇到超权限的事情，一定要主动向上汇报，切不可擅自行动。
反例（信息提供不全）
正例
但是最后的邮件发送部分要等到明天
反例（不到最后绝不汇报）
正例
一星期可能做不下来
2.4 寻求帮助
「寻求帮助」应该是工作中最常见，最普遍的沟通了。可以说，任何两个同事之间都有可能进行有关寻求帮助的沟通。
在这种沟通中，最最重要的就是永远都不要预设对方已经了解事情的全貌。应当始终先讲清楚事情的由来，提供必要信息（如：完整的截图、URL 地址、各种 ID 等），且 URL、ID 等应当提供文字版方便对方复制，而不要给文字截图。
反例（过于狭窄的提问）
正例
有没有什么办法可以监控？
反例（过于含糊的提问）
正例
这个邮件有没有统一发送接口？还是直接自己做？
文档在这里http://xxx.company.com
反例（犹抱琵琶半遮面式提问）
正例
报错信息是 xxxxxxxxxxxxx
工作空间 ID 是 wksp_xxxxxxxx
3. 应当避免的沟通案例
错误的沟通方式不仅得不到有效的信息，往往还很容易引起对方的反感。在工作中应当极力避免这类错误的沟通方式。
3.1 急功近利，缺乏尊重
3.2 断章取义，拒绝思考
但是可以通过 YYY 的方式达到这个效果，需要进行 ZZZ 的操作
3.3 三字一句，堪比诗人
评：短时间内大批消息提示会给人造成很大的心理压力，打断手头的工作，零碎的短句也不方便将聊天内容加入「稍后处理」或者「代办」、「任务」等，应当尽量一次性把事情说完
3.4 钉钉在手，万事皆 Ding
评：钉钉的 Ding 其实是个没用的功能。紧急事情应该直接打电话，不紧急的留言，Ding 充其量就只适合在发公告时用一下，聊天用 Ding 并无必要
3.5 文字到底，绝不电话
评：文字聊天始终存在沟通效率的局限性，对于真正紧急的事情，应当打电话确认（注意是电话，不是网络电话）
3.6 大事小事，都打电话
评：打电话一般作为紧急沟通方式，沟通效率高但也干扰了对方的工作，注意不要滥用
3.7 忽视文档，不愿搜索
评：文档要读完整，有问题应当先搜索，直接找人问看似很积极，实际只是在浪费他人时间而已
后记
好的沟通不仅可以提高工作效率，减少失误，同时也能让双方都心情舒畅，总结起来其实就一句话：「为对方着想」。
最后祝愿大家能够沟通顺畅，工作顺利！